Användarguide för Point of sale

Kassaregisterprogram: Frontspace Point of Sale
Version: 1.0
Tillverkare: Frontspace AB

Den här guiden beskriver hur du ställer in kassan och hur du och din personal använder den varje dag: sälja, ge kvitto och kvittokopia, göra återbetalningar, hantera kassaskift och växelkassa, ta fram X- och Z-rapporter och lämna ut journalen till Skatteverket.

Innehåll

1. Kom igång – ställ in kassan i Frontspace-admin
2. Logga in på kassan
3. Öppna kassan – räkna växelkassan
4. Sälja
5. Kvitto och kvittokopia
6. Återbetalning och retur
7. Kontantrörelse – insättning och uttag
8. Stänga kassan och X-rapport
9. Dagsavslut och Z-rapport
10. Journal och export
11. Kontrollbesök från Skatteverket
12. Om kassan
13. Felmeddelanden – och vad du gör
14. Support

Kassan har två delar:

• Frontspace-admin – där du som ägare lägger till kassor, kortterminaler, kassaregister och personal.
• Kassan – en iPad, dator eller telefon i butiken där personalen loggar in med sin PIN-kod och säljer.

Ord som används i guiden:

Allt detta görs en gång, av butikens ägare eller en administratör. Öppna Frontspace-admin → Inställningar → Plugins → Kassa (POS). Överst på sidan visas Kom igång med kassan med det som är Klart, Väntar eller Saknas.

1.1 Aktivera betalningar

Kortterminalerna kör på Frontspace Payments. Aktivera det en gång under Inställningar → Betalningar. Innan det är gjort visas ”Aktivera Frontspace Payments först.”

1.2 Lägg till kortterminalen

1. Slå på kortterminalen.
2. Tryck på Lägg till ▾ → Kortterminal.
3. Skriv in koden som visas på terminalens skärm (Skriv koden från terminalen, sex siffror), eller terminalens Serienummer (står på en etikett på baksidan).
4. Ge terminalen ett Namn och välj Plats, och tryck Lägg till terminalen.

Har du köpt terminalen av Frontspace kopplas den till butiken automatiskt när den skickas.

1.3 Lägg till en kassa (guiden i fem steg)

Tryck på Lägg till ▾ → Kassa. En guide visar var du är, till exempel ”Steg 2 av 5 · Kortterminal”.

1. Namn – Vad ska kassan heta? (t.ex. ”Kassa 1”). Namnet står på kvitton och i kassaregistrets rapporter.
2. Kortterminal – Vilken kortterminal ska kassan använda? Kassan tar betalt och skriver ut kvitton på den här terminalen. Tryck Skapa kassan och fortsätt.
3. Kassaregister – tryck Skapa kassaregister. Kassaregistret sparar varje försäljning enligt Skatteverkets regler och varje kassa behöver ett eget. Observera: ett kassaregister kan inte ångras när det är skapat, och det tas ut en avgift per kassaregister.
4. Anslut enheten – tryck Visa kod. Du får en 8-siffrig kod som du skriver in på iPaden, telefonen eller datorn som ska vara kassa (se 1.5).
5. Klart – guiden visar vad som är gjort och vad som är nästa steg.

Kassan och dess kassaregister syns sedan under Kassor. Tryck Hantera på en kassa för att Byt namn, Byt kortterminal, Visa kod för att ansluta, Flytta till ny iPad eller dator, öppna Rapporter eller Återkalla kassan.

Lägg också in butikens e-postadress under Inställningar → Allmänt. Dit mejlas en länk till varje ny Z-rapport.

1.4 Anmäl kassaregistret till Skatteverket

Varje kassaregister ska anmälas till Skatteverket innan första försäljningen. Du som ägare (eller ett ombud) gör det i Skatteverkets e-tjänst.

1. Under Kassor → Hantera, öppna Anmäl till Skatteverket / Uppgifter till Skatteverket.
2. Där visas allt Skatteverket frågar efter: Benämning, Program, Adress (där kassan används) och kontrollenhetens Tillverkare, Modell, Tillverkningsnummer och adress. Varje uppgift har en Kopiera-knapp.
3. När anmälan är gjord, kryssa i Jag har anmält … till Skatteverket. Kassan visar då ✓ Anmält.

Tar du bort ett kassaregister (Ta bort kassaregistret) går det inte att ångra, och du ska avregistrera det hos Skatteverket inom två veckor.

1.5 Anslut enheten som ska vara kassa

Öppna kassan i webbläsaren på iPaden, telefonen eller datorn. Två sätt:

• Med kod: på skärmen Anslut kassan med en kod, skriv in den 8-siffriga koden från admin och tryck Anslut.
• Med ditt Frontspace-konto: tryck Logga in med Frontspace-konto i stället, logga in med E-post och Lösenord, välj butik och välj Ny kassa eller Flytta en befintlig kassa hit (när du byter dator eller iPad – kassan behåller namn, kassaregister, kortterminal och historik).

1.6 Lägg till personal

Under Personal → Hantera → Lägg till personal: skriv Namn, Användarnamn, en PIN (4–6 siffror) och välj Roll: Kassör eller Chef. Minst en person måste vara Chef – annars kan ingen göra dagsavslut, återbetalningar eller kontrollbesök.

1.7 Kvittoskrivare

Kvittot skrivs ut på kassans kortterminal om den har inbyggd kvittoskrivare. Har butiken en separat kvittoskrivare visas den med namn i kassan (Skriv ut på …). Saknas båda kan kvittot skrivas ut på enhetens egen skrivare.

1.8 Tar ni inte emot kontanter?

Då visas inte Kontant som betalsätt. Kassaskiftet öppnas med växelkassa 0 kr automatiskt och stängs utan att lådan räknas.

1. Tryck på skärmen (Tryck på skärmen för att börja).
2. Skriv ditt Användarnamn och tryck Fortsätt.
3. Ange PIN och tryck Logga in.

Har butiken flera butiker på samma konto väljer du först butik (Välj butik). För att byta person, tryck Mer → Logga ut kassör.

Om fel PIN anges för många gånger låses kassan i upp till 15 minuter: ”För många felaktiga försök – kassan är låst i upp till 15 minuter.”

Menyn till vänster har fyra knappar:

• Sälj – varukorgen och betalningen.
• Ordrar – dagens köp, kvittokopia och återbetalning.
• Kassan – öppna och stänga kassan. Under knappen står om kassan är Stängd eller Öppen 08:02.
• Mer – Kontrollbesök, Byt butik, Rapportera problem, Om kassan och Logga ut kassör.

Du kan inte ta betalt förrän kassan är öppen.

1. Tryck Kassan i menyn. Öppna kassan visas direkt.
2. Räkna kontanterna i lådan och skriv summan i Kontanter i lådan (kr). Skriv 0 om lådan är tom. Är det samma belopp som förra gången kan du trycka Samma som sist.
3. Tryck Öppna kassan. Kassan visar Kassan är öppen ✓, och under Kassan i menyn står Öppen med klockslaget.

Bra att veta:

• Kassaregistret kopplas till kassans kortterminal medan kassan är öppen. Ta kortbetalningar där.
• Glömmer du att öppna kassan och trycker Ta betalt visas Öppna kassan först, och du kan öppna den direkt.
• Tar butiken inte emot kontanter finns inget belopp att skriva. Kassan öppnas med 0 kr i lådan, och trycker du Ta betalt öppnas den automatiskt.
• Är dagsavslutet redan gjort i dag räknas det du säljer efter det till nästa dags Z-rapport.
• Bara ett kassaskift kan vara öppet per kassa.

4.1 Lägg varor i varukorgen

• Tryck på en produkt, eller Sök produkt…, eller skanna streckkoden (Skanna eller sök (streckkod / SKU)). Med kamera: Skanna med kamera.
• Har produkten varianter väljer du i Välj variant.
• Ändra antal eller Ta bort en rad i Varukorg. Töm varukorg tar bort allt (”Rensa hela ordern?”).

4.2 Ta betalt

Tryck Ta betalt. Under Välj betalsätt visas Att betala och betalsätten:

• Kort – kunden blippar eller sätter in kortet på kortterminalen (”Väntar på betalning…”). Har kunden valt dricks på terminalen kommer den med på kvittot.
• Swish – visas när kassans kortterminal kan ta Swish. Kunden skannar QR-koden på terminalen.
• Kontant – kontrollera beloppet och tryck Kunden har betalat ….
• Presentkort – se 4.4.

Kortterminalen som används visas under betalsätten. Är det inte kassans egen terminal varnar kassan: ”Inte den här kassans terminal — kunden betalar på …”.

Om kortet nekas: ”Kortet nekades. Be kunden prova ett annat kort eller betalsätt.” Om ingen betalning sker inom två minuter avbryts köpet och terminalen återställs.

4.3 Flera momssatser

Varje produkt har sin momssats (25 %, 12 %, 6 % eller 0 %), som du ställer in på produkten i Frontspace-admin. Ett köp kan blanda momssatser. Kvittot visar Varav moms med en rad per momssats.

4.4 Rabattkod och presentkort

Tryck Rabattkod / presentkort, skriv eller skanna koden och tryck Använd.

• En rabattkod dras av på köpet och står som Rabatt på kvittot. Automatiska rabatter läggs på av sig själva.
• Ett presentkort visar sitt saldo. Välj hur mycket som ska dras (Så mycket som möjligt eller ett belopp). Resten betalas med kort, Swish eller kontant.

5.1 Kvittot efter köpet

När köpet är betalt frågar kassan Vill kunden ha kvitto?

• Skriv ut på terminalen – kvittot skrivs ut på kortterminalens kvittoskrivare. Kassan visar ✓ Skickat till skrivaren.
• Skriv ut på … – kvittot skrivs ut på en namngiven kvittoskrivare.
• Skriv ut kvitto – kvittot skrivs ut på enhetens egen skrivare.
• Inget kvitto – avslutar utan utskrift.

Tryck sedan Ny försäljning.

Om kortterminalen är avstängd sparas kvittot och skrivs ut av sig själv när terminalen är på igen (Väntar på terminalen – tryck inte igen).

Kvittot visar bland annat butikens namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer, Kvitto nr, datum och tid, Kassör, Kassaregister, Kontrollenhet, varje vara med pris, Rabatt, Totalt, Varav moms per momssats och Betalsätt.

5.2 Kvittokopia

Varje köp har ett original och högst en kopia. Kopian är märkt KOPIA.

Kassan skriver själv ut kopian:

• Direkt efter köpet: när originalet är utskrivet byter knappen namn till Skriv ut kopia.
• Senare: gå till Ordrar → Kassaförsäljning, hitta köpet (eller Sök ordernummer) och tryck Skriv ut kvitto. Har originalet redan skrivits ut skrivs en kopia.
• När kopian är utskriven står det Kopia redan utskriven och knappen går inte att trycka på.

I en kassa med kassaregister frågar kassan kontrollenheten före varje utskrift. Kontrollenheten avgör om det blir originalet eller kopian, så det kan aldrig bli två original eller fler än en kopia – inte heller om någon trycker på skrivarknappen på kortterminalen. Försöker du skriva ut en kopia till säger kassan ”Kvittot har redan skrivits ut en gång som kopia. Det går inte att skriva ut fler kopior.” Svarar inte kontrollenheten skrivs ingenting ut och kassan säger ”Kvittot kunde inte registreras i kontrollenheten. Försök igen.” – tryck på samma knapp igen.

Återbetalning kräver en Chef. Är du inloggad som kassör visas Återbetalning kräver chef – tryck Byt användare och låt en chef logga in.

1. Gå till Ordrar → Kassaförsäljning. Hitta köpet i Senaste försäljningar eller med Sök ordernummer.
2. Tryck Återbetala.
3. Välj vad kunden lämnar tillbaka. Allt som inte redan är återbetalt är valt från början.
4. Hel retur: låt allt vara valt.
5. Delretur: minska antalet med Färre … (eller öka med Fler …) så att bara det som kommer tillbaka är valt.
6. Kassan visar vart pengarna går, t.ex. ”Återbetala 149 kr till kundens kort”, ”… till kundens Swish”, ”… till presentkortet” eller ”Ge kunden 149 kr kontant ur kassalådan”. Återbetalningen går inte att ångra.
7. Tryck Återbetala … (eller Återbetala kontant).
8. Tryck Skriv ut returkvitto och ge det till kunden. Returkvittot är märkt RETURKVITTO och visar Returkvitto nr och Avser kvitto nr.

Bra att veta:

• Pengar till kort eller Swish skickas tillbaka till kunden automatiskt. Det kan ta några dagar innan de syns.
• Kontant betalas ut ur kassalådan och räknas i ditt kassaskift.
• Ett köp återbetalas på samma kassa som det såldes på.
• Ett delvis återbetalt köp visas som Delvis återbetald, och resten kan återbetalas senare på samma sätt.
• Ett köp som redan är helt återbetalt visas som Återbetald.

Använd detta när du lägger in eller tar ut kontanter ur lådan utan att det är ett köp, t.ex. mer växel eller en bankinsättning.

1. Tryck Kassan (kassan ska vara öppen) → Insättning / uttag.
2. Välj Insättning eller Uttag.
3. Skriv Belopp och gärna Orsak (valfritt).
4. Tryck Spara. Kassan visar t.ex. ”Uttag på 500 kr sparad ✓”.

Växelkassan får vara högst 15 000 kr. Butiker som inte tar emot kontanter har ingen insättning eller uttag.

8.1 Stäng kassan

Gör detta vid personalbyte, en paus eller när dagen är slut.

1. Tryck Kassan. Rutan Kassan är öppen visas.
2. Räkna kontanterna i lådan och skriv summan i Räknat i lådan (kr). Tryck Stäng kassan.
3. I samma ruta visas Räknat, Förväntat och skillnaden (Överskott, Underskott eller Det stämmer). Tryck Ändra om du räknat fel, annars Ja, stäng kassan.

Kassaregistret skriver en X-rapport samtidigt. Dagen avslutas inte.

Därefter visas Kassan är stängd med skiftrapporten: Växelkassa, Kontantförsäljning, Insättning, Uttag, Förväntat i lådan, Räknat i lådan, Överskott/Underskott, samt Kortförsäljning, Swish, Presentkort, Rabatter och Dricks. Du kan visa den igen med Senaste skiftrapport tills appen startas om.

Tar butiken inte emot kontanter räknas ingen låda: tryck Stäng kassan och sedan Ja, stäng kassan. Skiftrapporten har då inga rader för kassalådan.

8.2 X-rapport mitt på dagen

En X-rapport visar dagens ställning hittills och avslutar ingenting.

1. En chef trycker Kassan medan kassan är öppen.
2. Tryck Skriv X-rapport. Kassan fortsätter vara öppen.
3. Rapporten finns sedan under Mer → Kontrollbesök → Rapporter, där du trycker på den för att Visa den.

Dagsavslutet stänger kassaregistrets dag och skapar Z-rapporten. Det görs en gång per dag, efter dagens sista kassaskift, och går inte att ångra. Vid en paus eller ett personalbyte stänger du bara kassan.

1. Stäng kassan för dagens sista skift (se 8.1).
2. En Chef trycker Dagsavslut (Z-rapport), i skiftrapporten eller under Kassan när kassan är stängd. En kassör ser ”Dagsavslut görs av en chef. Be en chef logga in med sin PIN.”
3. Rutan Dagsavslut visas och är själva bekräftelsen. Tryck knappen där för att göra dagsavslutet. Stäng inte appen medan det pågår (”Gör dagsavslut… skapar Z-rapport”).
4. Dagsavslut klart: ”Z-rapporten är skapad. Inom några minuter mejlas en länk till den till butikens e-postadress. Den finns också under Kontrollbesök.”

Bra att veta:

• Automatiskt dagsavslut: kassaregistret gör dagsavslutet själv vid den tid du valt i Frontspace-admin (Kassor → Hantera → Rapporter → När dagen stängs (TT:MM)). Tiden gäller alla kassor i butiken. Välj en tid efter att ni stängt, t.ex. 03:00 om ni har öppet efter midnatt.
• Säljer ni mer efter dagsavslutet: öppna kassan igen. Det räknas till nästa dags Z-rapport.
• Har kassaregistret inte använts sedan förra dagsavslutet finns inget att göra, och kassan säger det.
• Alla Z-rapporter för de senaste 30 dagarna finns i Frontspace-admin under Kassor → Hantera → Rapporter → Dagsrapporter, med Öppna och Skriv ut.
• Under Avstämning jämförs Z-rapporterna med försäljningen. Stämmer allt visas Allt stämmer.

10.1 Journalfilen till Skatteverket

Journalen innehåller allt som hänt i kassaregistret under en period, i det filformat Skatteverket kräver.

I kassan (chef): Kontrollbesök → välj Period (Idag, 7 dagar, 30 dagar eller Från/Till) → Skapa journal för perioden. När journalen är klar kan du:

• Visa – läsa den på skärmen,
• Stäm av – jämföra den med försäljningen,
• Skriv ut – på kvittoskrivaren (märkt ”Journalutskrift – ej kvitto”),
• Till mobilen – visa en QR-kod så att kontrollanten hämtar filen till sin mobil,
• E-post – skicka en länk som gäller i 7 dagar.

I Frontspace-admin: Kassor → Hantera → Rapporter → Fil till Skatteverket → välj Från och Till → Skapa fil → Ladda ner.

En period längre än 14 dagar blir flera filer, en för varje 14 dagar.

10.2 SIE-fil till bokföringen

I Frontspace-admin: Skatter → välj period → Exportera → Kassaförsäljning som SIE (bokföring). Du får en SIE-fil med kassans försäljning, bokförd med den moms som registrerades vid varje köp. Där kan du också välja Exportera som CSV eller Exportera som PDF för en momsrapport.

När en kontrollant från Skatteverket kommer:

1. En Chef loggar in och trycker Mer → Kontrollbesök. (En kassör ser ”Kontrollbesöket öppnas av en chef.” – tryck Byt användare.)
2. Sidan visar allt kontrollanten kan be om:
   • Kassaprogrammet – programmets namn, version och tillverkare (se avsnitt 12).
   • Journalminne – skapa och visa journalen för en period (se 10.1).
   • Rapporter – alla Z-rapporter (dagsavslut) och X-rapporter (dagens ställning) för perioden. Tryck på en rapport för att visa den, skicka den med E-post eller Till mobilen.
   • Kassaregistret – Kassa, Program / modell, Adress, Aktiverat, Kontrollenhet, Kontrollenhetens tillverkningsnummer och adress. Under Fler uppgifter om kassaregistret finns Kassaregistrets namn och Kassaprogrammets id.
3. Kontrollanten kan få filerna till sin mobil via QR-koden eller med e-post.

Dagsavslut görs inte här, utan under Kassan.

Tryck Mer → Om kassan. Där står:

• Program: Frontspace Point of Sale
• Version: 1.0 (bygg …) – bygget ändras vid varje uppdatering och visar exakt vilken programvara som körs
• Tillverkare: Frontspace AB

Samma uppgifter finns under Mer → Kontrollbesök → Kassaprogrammet. Uppge versionen och byggnumret om du kontaktar support.

Under många felmeddelanden finns Visa detaljer med en felkod och en referens. Uppge dem när du kontaktar support.

• Mer → Rapportera problem skickar kassans senaste händelser och felmeddelanden till Frontspace. Skriv gärna vad som hände. Skriv inte kundens namn, telefonnummer eller kortnummer. Du får en referens att uppge om du kontaktar oss.
• E-post: support@frontspace.se
• Uppge kassans namn, version (se Om kassan) och eventuell referens från felmeddelandet.